Polityka RODO – Ochrona Danych Osobowych

Ostatnia aktualizacja: 11 października 2024

Niniejsza Polityka Ochrony Danych Osobowych opisuje, w jaki sposób Xufejae (xufejae.com) gromadzi, przetwarza, przechowuje i chroni dane osobowe użytkowników korzystających z naszych usług. Dokument ten został sporządzony zgodnie z wymogami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).

1. Administrator Danych Osobowych

Administratorem danych osobowych jest Xufejae, z siedzibą pod adresem: Sienkiewicza 8A, 50-335 Wrocław, Polska. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z nami pod adresem e-mail: [email protected] lub telefonicznie: +48 500 507 500.

2. Zakres i Cel Przetwarzania Danych

2.1 Dane gromadzone bezpośrednio od użytkownika

Gromadzimy dane osobowe, które użytkownik dobrowolnie nam przekazuje podczas rejestracji konta, korzystania z usług, kontaktu z pomocą techniczną lub wypełniania formularzy. Mogą to być w szczególności:

Kategoria danych	Przykłady	Cel przetwarzania
Dane identyfikacyjne	Imię, nazwisko, nazwa firmy	Świadczenie usług, obsługa konta
Dane kontaktowe	Adres e-mail, numer telefonu	Komunikacja, powiadomienia systemowe
Dane rozliczeniowe	Adres rozliczeniowy, NIP	Wystawianie faktur, realizacja płatności
Dane logowania	Adres e-mail, zaszyfrowane hasło	Uwierzytelnianie, bezpieczeństwo konta
Dane korespondencji	Treść wiadomości do wsparcia	Obsługa zapytań i zgłoszeń

2.2 Dane gromadzone automatycznie

W trakcie korzystania z serwisu automatycznie rejestrujemy pewne informacje techniczne, takie jak adres IP, typ i wersja przeglądarki, system operacyjny, strony odwiedzane w serwisie, czas i data wizyty, a także dane dotyczące sesji. Dane te służą do zapewnienia bezpieczeństwa, analizy ruchu oraz poprawy jakości usług.

2.3 Dane przetwarzane w ramach usługi

W przypadku korzystania z funkcji automatycznego generowania raportów finansowych, użytkownik może przesyłać do systemu dane finansowe swojej organizacji. Dane te są przetwarzane wyłącznie w celu realizacji zamówionej usługi i nie są wykorzystywane do innych celów bez wyraźnej zgody użytkownika.

3. Podstawy Prawne Przetwarzania

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się na następujących podstawach prawnych:

Podstawa prawna	Zastosowanie
Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy	Realizacja usług świadczonych drogą elektroniczną
Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda	Marketing, pliki cookie, komunikacja handlowa
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny	Wystawianie faktur, archiwizacja dokumentów
Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes	Bezpieczeństwo systemu, zapobieganie nadużyciom

4. Okres Przechowywania Danych

Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, z uwzględnieniem wymogów prawnych:

Rodzaj danych	Okres przechowywania
Dane konta użytkownika	Do czasu usunięcia konta + 30 dni na kopie zapasowe
Dane rozliczeniowe i faktury	5 lat od końca roku podatkowego
Logi systemowe i bezpieczeństwa	Do 12 miesięcy
Korespondencja z pomocą techniczną	Do 3 lat od ostatniego kontaktu
Dane przetwarzane na podstawie zgody	Do czasu wycofania zgody

5. Prawa Osób, Których Dane Dotyczą

Każdej osobie, której dane przetwarzamy, przysługują następujące prawa:

5.1 Prawo dostępu do danych

Użytkownik ma prawo uzyskać potwierdzenie, czy przetwarzamy jego dane osobowe, a jeżeli tak – ma prawo dostępu do tych danych oraz informacji o celach przetwarzania, kategoriach danych, odbiorcach oraz planowanym okresie przechowywania.

5.2 Prawo do sprostowania danych

Użytkownik ma prawo żądania niezwłocznego sprostowania danych osobowych, które są nieprawidłowe, a także uzupełnienia niekompletnych danych osobowych.

5.3 Prawo do usunięcia danych

Użytkownik ma prawo żądania usunięcia swoich danych osobowych, gdy nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, gdy cofnął zgodę stanowiącą podstawę przetwarzania, lub gdy dane były przetwarzane niezgodnie z prawem. Prawo to nie ma zastosowania, gdy przetwarzanie jest wymagane przepisami prawa.

5.4 Prawo do ograniczenia przetwarzania

Użytkownik ma prawo żądania ograniczenia przetwarzania jego danych w przypadkach określonych w art. 18 RODO, m.in. gdy kwestionuje prawidłowość danych lub wnosi sprzeciw wobec przetwarzania.

5.5 Prawo do przenoszenia danych

Użytkownik ma prawo otrzymać swoje dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłać je innemu administratorowi, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i jest wykonywane w sposób zautomatyzowany.

5.6 Prawo do sprzeciwu

Użytkownik ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jego danych osobowych opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora, w tym profilowania. Administrator zaprzestanie przetwarzania, chyba że wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec interesów użytkownika.

5.7 Prawo do wycofania zgody

W przypadku gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, użytkownik ma prawo wycofać ją w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, które miało miejsce przed jej wycofaniem.

5.8 Prawo do wniesienia skargi

Użytkownik ma prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych, jeżeli uważa, że przetwarzanie jego danych narusza przepisy RODO.

W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z nami pod adresem: [email protected]. Odpowiemy na żądanie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 30 dni od jego otrzymania.

6. Odbiorcy Danych i Przekazywanie Danych

6.1 Podmioty przetwarzające

W celu realizacji usług możemy powierzać przetwarzanie danych osobowych zaufanym podmiotom trzecim działającym jako podmioty przetwarzające, m.in. dostawcom infrastruktury chmurowej, systemów płatności, narzędzi analitycznych i obsługi klienta. Każdy podmiot przetwarzający jest zobowiązany do zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych na podstawie zawartej umowy powierzenia przetwarzania.

6.2 Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W przypadku gdy dane osobowe są przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, zapewniamy odpowiednie zabezpieczenia zgodne z wymogami RODO, w szczególności poprzez stosowanie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub korzystanie z usług podmiotów certyfikowanych w ramach uznanych mechanizmów ochrony danych.

6.3 Ujawnianie danych organom publicznym

Dane osobowe mogą być ujawniane organom publicznym wyłącznie na podstawie obowiązujących przepisów prawa i wyłącznie w zakresie niezbędnym do wypełnienia ciążącego na nas obowiązku prawnego.

7. Bezpieczeństwo Danych

Stosujemy odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub ujawnieniem. Środki te obejmują m.in.:

Obszar	Zastosowane środki
Transmisja danych	Szyfrowanie TLS/HTTPS dla całej komunikacji
Przechowywanie haseł	Jednokierunkowe hashowanie z użyciem bezpiecznych algorytmów
Dostęp do systemów	Kontrola dostępu oparta na rolach, uwierzytelnianie wieloskładnikowe
Kopie zapasowe	Regularne, szyfrowane kopie zapasowe danych
Monitorowanie	Ciągłe monitorowanie bezpieczeństwa i rejestrowanie zdarzeń

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, które może powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, powiadomimy właściwy organ nadzorczy w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia. Jeżeli naruszenie może powodować wysokie ryzyko, poinformujemy również osoby, których dane dotyczą.

8. Pliki Cookie i Technologie Śledzące

8.1 Rodzaje stosowanych plików cookie

Serwis wykorzystuje pliki cookie oraz podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania serwisu, zapamiętywania preferencji użytkownika oraz analizy sposobu korzystania z usług. Stosujemy następujące kategorie plików cookie:

Kategoria	Opis	Podstawa prawna
Niezbędne	Wymagane do działania serwisu i sesji użytkownika	Prawnie uzasadniony interes
Funkcjonalne	Zapamiętywanie preferencji i ustawień użytkownika	Zgoda użytkownika
Analityczne	Analiza ruchu i zachowania użytkowników w serwisie	Zgoda użytkownika
Marketingowe	Personalizacja treści i reklam	Zgoda użytkownika

8.2 Zarządzanie plikami cookie

Użytkownik może zarządzać plikami cookie za pośrednictwem ustawień przeglądarki internetowej lub panelu zarządzania zgodami dostępnego w serwisie. Wyłączenie niektórych kategorii plików cookie może wpłynąć na funkcjonalność serwisu.

9. Zautomatyzowane Podejmowanie Decyzji i Profilowanie

W ramach świadczonych usług możemy stosować zautomatyzowane przetwarzanie danych, w tym algorytmy sztucznej inteligencji, do generowania raportów finansowych na podstawie danych dostarczonych przez użytkownika. Przetwarzanie to służy wyłącznie realizacji zamówionej usługi i nie prowadzi do podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na użytkownika bez udziału człowieka.

W przypadku gdy takie decyzje miałyby być podejmowane, użytkownik zostanie o tym poinformowany i będzie miał prawo do żądania interwencji ludzkiej, wyrażenia własnego stanowiska oraz zakwestionowania takiej decyzji.

10. Dane Dzieci

Nasze usługi są skierowane wyłącznie do osób, które ukończyły 18 rok życia lub osiągnęły pełnoletność zgodnie z przepisami obowiązującymi w ich kraju zamieszkania. Nie gromadzimy świadomie danych osobowych dzieci poniżej tego wieku. Jeżeli dowiemy się, że zgromadziliśmy dane dziecka bez weryfikowalnej zgody rodzica lub opiekuna prawnego, niezwłocznie usuniemy takie dane.

11. Zmiany Polityki Ochrony Danych

Zastrzegamy sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki w dowolnym czasie. O wszelkich istotnych zmianach poinformujemy użytkowników poprzez zamieszczenie zaktualizowanej wersji dokumentu w serwisie z nową datą ostatniej aktualizacji, a w przypadku zmian mających istotny wpływ na prawa użytkowników – również poprzez powiadomienie e-mail. Dalsze korzystanie z usług po wejściu w życie zmian oznacza akceptację zaktualizowanej Polityki.

12. Kontakt w Sprawach Ochrony Danych

W przypadku pytań, wątpliwości lub żądań dotyczących przetwarzania danych osobowych, prosimy o kontakt:

Forma kontaktu	Dane
Adres e-mail	[email protected]
Telefon	+48 500 507 500
Adres korespondencyjny	Xufejae, Sienkiewicza 8A, 50-335 Wrocław, Polska
Strona internetowa	xufejae.com

Dołożymy wszelkich starań, aby odpowiedzieć na każde zapytanie bez zbędnej zwłoki, a w każdym przypadku w terminie nieprzekraczającym 30 dni od dnia otrzymania żądania. W razie potrzeby termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań, o czym użytkownik zostanie poinformowany.

Xufejae - Sienkiewicza 8A, 50-335 Wrocław, Polska | [email protected] | +48 500 507 500